YA ELABORó SU PLAN DE TRABAJO PARA ESTE AÑO?

TENGA EN CUENTA ESTOS CINCO PUNTOS.

Ligorio Dussán

Al preguntarle a un Consultor qué debía tener en cuenta para diseñar un Plan de trabajo para este año en cualquier organización o actividad, me dijo lo siguiente:

PRIMERO: Proyéctese a tres años.

No piense solo en el año presente. Las metas a tres años le ayudan a entender mejor lo que debe hacer en estos doce meses. Considere las metas del año presente como metas parciales. Además, observe que hay muchas actividades que se deben realizar en este año, precisamente para asegurar las metas del próximo año y los siguientes; no importa –en su caso- si el cultivo, o la explotación agropecuaria, es de carácter semestral, anual o permanente.

SEGUNDO. No confunda las metas con los métodos, o los resultados con los procesos. Esta confusión se da con mucha frecuencia. En el caso del sector agropecuario –me dijo- he visto formular metas en actividades de capacitación: número de reuniones, giras, dias de campo, cursos cortos. Estos son procesos!. Van dirigidos a alcanzar unas metas.

Aún las entidades dedicadas a la capacitación no formal, la proyección debe estar en la transformación del sector agropecuario, en unas metas bastante concretas. Recuerde que el fin de la capacitación no es el conocimiento sino la acción.

TERCERO. Diseñe indicadores, pertinentes, de procesos y de resultados. Es decir, que midan lo que deben medir: con exactitud, sensibilidad y oportunidad. Usted bien sabe que lo que no se mide no se puede controlar, ni menos, mejorar. Estos indicadores deben ser gráficos, visibles, es decir pegados en la pared, donde todos los involucrados en esas metas los vean diariamente.

Las entidades dedicadas a la capacitación directa u on line, requieren revisar –mediante un muestreo estadístico- si los resultados de su capacitación están siendo aplicados en el campo por sus estudiantes, para ajustar sus metodologías. Evaluar si hubo solo aprendizaje es contentarse con muy poco.

CUARTO. Elabore un matriz de actividades por cada meta. Escriba en esta tabla las ocho o diez actividades –nó proyectos- que aporten al cumplimiento de la meta. Esta matriz se diligencia en reunión del equipo, de manera consensuada; y solo para períodos trimestrales, o cuatrimestrales, de acuerdo con las labores propias de la explotación para ese período.

Como se puede entender, por cada meta se tiene una hoja: en una cara va la gráfica cuyo título es la meta; y por la otra, la matriz de las actividades con las columnas en las que se describen: el o los responsables de adelantarlas, el período de tiempo en el cual se deben ejecutar, el costo y el método de realización. Una última columna sirve para la evaluación mensual del cumplimiento de la tarea propuesta.

QUINTO. Trabaje el Plan. Este sencillo documento de un número de hojas igual al número de metas, debe considerarse siempre un borrador de trabajo, en mano de todos los responsables del logro de las metas: directivos y profesionales de campo. No se trata de un documento escrito en piedra, inmodificable. Es un plan de vuelo ajustable dependiendo de las condiciones del tiempo; es decir de las circunstancias que rodean los proyectos.

El consultor terminó su recomendación de los cinco puntos asegurándome que si nos ajustamos a ellos, sin duda vamos a ser más efectivos, eficientes y eficaces en nuestra labor.