EXTENSIONISTA: DESHAGASE DE TANTO
PAPEL…INUTIL!
Ligorio Dussán
Muchas veces
se trabaja para llenar papeles.
Desde mis actividades anteriores como Supervisor
nacional de Extensión y ahora como consultor me ha gustado observar qué clase
de “papelería” deben llenar los extensionistas. Son muchas y muy variadas. Las
hay desde informes diarios pasando por “records” de visitas, cuadros y tablas
de insumos recomendados, personas que visitan la oficina, registros
meteorológicos, pronósticos de cosecha, costos de los insumos
en los almacenes agropecuarios, kilometraje recorrido por dia, listado con las
firmas de cada uno de los participantes en las reuniones; hasta llegar a
encuestas de opinión, de satisfacción de los servicios, movimiento de los
créditos por modalidad, cuantía, porcentaje y de usuarios en mora… cantidad de
insumos entregados, uso de los mismos, clase y porcentaje de plaga en las
últimas semanas, etc. etc, etc. Ah!! Sin contar con las ocurrencias del o de
los jefes en materia de “informes
actualizados para la reunión de mañana”.
El tiempo de
descanso… tiempo para informes?
He visto a extensionistas llegar tarde del campo y, después
de la comida, dedicarse hasta altas horas de la noche, a llenar papeles y más
papeles que, ni ellos mismos entienden para qué los necesitan “arriba”, los
jefes. Los fines de mes son una verdadera tortura con esos informes, verdaderos
ladrillos! Y ¡ay! del extorsionista que no los presente en la fecha establecida!.
La llamada de atención con amenaza incluída, llega a primera hora via whatsapp!
La manía de
los cuadritos...
Recuerdo que discutía con un compañero de trabajo
–adicto a elaborar cuadritos y tablas- sobre la importancia de los mismos. Le
preguntaba: Eso le facilita el trabajo al Extensionista? Esa información no se
puede obtener de otra manera? Le sirve a él para tomar decisiones oportunas?
En una consultoría sobre Planeamiento estratégico de
una Unidad de Asistencia Técnica en una gran empresa agroindustrial, el
Director me recibió el primer día diciendo: “cualquier información que usted
necesite nosotros la tenemos”. _Qué bien, le respondí. –Y cada cuanto la
revisan, para qué la tienen? –le pregunté de nuevo. –Bueno… es una política de
la empresa y por eso se le pide a los técnicos y la registramos periódicamente
para cuando la pidan…arriba. (!?)
Criterios para decidir qué registrar y cada cuanto.
Peter Drucker decía que si una información no agrega
valor, no debe llevarse. Considero que el mismo criterio debe aplicarse en
Extensión: si un informe, un registro no
es un indicador de proceso, es un registro inútil, es un papel que se debe
eliminar.
Hacía yo las siguiente pregunta a varios técnicos
encargados de atender a grandes agricultores:
-Si usted elimina este papel … la producción de las
fincas se afecta?. La respuesta generalmente era un rotundo NO. Si no la
afecta, entonces para qué lo lleva?
-Si usted elimina este otro papel los costos de
produccción se ven afectados? La respuesta –otra vez- era NO PASA NADA.
-Si usted deja de llevar esta información se
incrementan los niveles de infestación de la plaga? Con una sonrisa respondían
NOOOOO eso no afecta nada.
Entonces… les preguntaba: Para qué se complican
llenando papeles que no inciden en costos, en producción en calidad?
Repito: solo son necesarios los registros que se han
definido son INDICADORES DE PROCESO Y DE RESULTADO. Lo demás es pérdida de
tiempo y de paciencia.
Revise cuales son los informes que sí agregan valor a su trabajo y deshágase de la
papelería innecesaria. Es un principio de kaizen.
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