USTED QUE HARIA SI FUERA EL DIRECTOR NACIONAL DE EXTENSION RURAL....

Un sueño de fin de año... para iniciar uno nuevo.

Si usted es una persona activa, inquieta, preocupada por hacer cada día mejor su trabajo, este es el momento de hacer una pausa. Se acerca el fin de año y es la oportunidad para hacer un balance de lo realizado y de las correcciones y mejoras para el 2016.

Por lo tanto le propongo los siguiente: SUEÑE. Dicen que soñar no cuesta nada. Sin embargo los grandes logros han surgido de sueños. 

SUEÑE  que usted es el Director.

Sí, sueñe que usted es el director nacional de Extensión rural, recién nombrado y que su Junta Directiva le ha otorgado poder y autoridad para presentar una propuesta de reorganización innovadora, audaz, de impacto, con dos condiciones:

a) Cero incremento de presupuesto.

b) Cero incremento de personal.

Adicionalmente, la propuesta debe ser presentada en la segunda semana de Enero, o tan pronto se tenga la primera reunión de la Junta directiva. El documento no debe tener más de dos páginas.

Así, simple, casi lacónica es la información del extracto del acta de la junta que la secretaria de la misma le acaba de entregar.

Difícil la tarea? Acepta el reto? Se le mide a la nueva posición?

Tranquilo! En estas vacaciones tiene tiempo para reflexionar sobre esta tarea. A lo mejor, ya tenía en mente usted muchas inquietudes y por eso lo han elegido a usted.

Organice sus ideas.

Tome un papel y escriba las grandes ideas. Asesórese de colegas que aún discrepa de usted.

Le propongo la siguiente gráfica que le puede facilitar tanto el diagnóstico activo como la presentación. Son TRES PREGUNTAS CLAVES:

Empiece por QUE ELIMINAR: 

a) Desperdicios de tiempo (elimine esas reuniones eternas...). Papeles e informes que no agregan valor. 
b)  Ayudas y métodos de trabajo añejos.
c) Revistas y documentos innecesarios. Mejor dicho aplique las 5S.

Siga con: QUE MEJORAR.
Aplique el Gemba - Kaizen (Mejoramiento continuo en el sitio de trabajo).

Dedique buen tiempo a QUE INNOVAR.

Atrévase a soñar... cosas nuevas. Lea temas afines, contrarios, diferentes a lo que hace...

Si me envía un borrador de su proyecto, le puedo ayudar.


QUE ESTAS NAVIDADES SEAN DE GRANDES BENDICIONES Y DE MUCHA PAZ.

Y EL NUEVO AÑO 2016 LE TRAIGA MUCHAS PROSPERIDADES Y MUCHOS EXITOS PERSONALES Y PROFESIONALES.

LO DEJO DESCANSAR HASTA EL MES DE ENERO DE 2016

LAS ENCUESTAS DE SATISFACCION...SATISFACEN?

Una entrevista casual.

Al poco tiempo de haber llegado al sitio en donde se iba a realizar el seminario-taller, se acercaron los dos primeros agricultores. Se trataba de la consolidación de un grupo de una microcentral de beneficio de café, auspiciado con recursos de la OEI (Organización de Estados Iberoamericanos). Después de nuestra mutua presentación y mientras esperábamos al resto de participantes me invitaron a tomar un café. Inicié la entrevista con las preguntas propuestas en un anterior post: generales, (sobre las fincas, la zona, los vecinos...).

-"Y cómo les va con el extensionista?".  Fue como un detonante!. 

-"Para mi, no sirve para nada. El no nos colabora en nada"- dijo el más joven, líder, un agricultor venido de otra parte, entusiasta, emprendedor. 

-"Solo lo veo que pasa de largo en la moto y no me visita. Hace tiempo que no llega a la finca. Hace poco me dijo que quería hacer una gira a mi finca para mostrar los cultivos, el ganado. Es que tengo una finquita modelo!. Pero le contesté, con mucha pena, que no". Es que si él no me ayuda, yo tampoco le colaboro".

El seminario-taller transcurrió con gran entusiasmo, con mucho dinamismo. Fue muy ameno y productivo el ejercicio. La evaluación fue excelente. En las "Recomendaciones" surgió unas pocas sugerencias sobre el cambio del extensionista.

Cómo es su día a día?

Después de concluído el seminario pregunté al extensionista, sin hacer alusión alguna a la mala aceptación de algunos agricultores, sobre su opinión del grupo de participantes y de su zona de trabajo. Me comentó lo que hacía, su trabajo diario, su afán por limitarse  a cumplir con las visitas establecidas en el BSC (Cuadro de mando integral), y los reclamos algunos agricultores porque no los visitaba con la frecuencia que ellos pedían. "Es que las visitas no deben repetirse a la misma finca. Esas no cuentan para el BSC"! -me enfatizó. 

-"Y... la evaluación de satisfacción... que dice?" le pregunté.

_"La del año pasado dio "satisfactoria" mi actuación. Además la evaluación de mi desempeño tiene en cuenta otros ítems como el cumplimiento de las metas, de los indicadores. Y esto es lo que más tiene peso.  

-"Usted está de acuerdo con estas mediciones?" 

-"Pues no, porque la gente quiere que uno los visite más. Por ejemplo, hay algunos que están adelantando unos proyectos de saneamiento ambiental y de producción, pero no les puedo repetir las visitas, a pesar que las necesitan.

Y con relación a las encuestas, le digo que no comparto esa manera de evaluar la actividad el servicio de extensión"- me dijo. Y continuó -"Por ejemplo, en una comunidad donde no había acueducto, a los pocos días de su inauguración se hizo una encuesta y todo mundo dijo que estaban ampliamente satisfechos con el servicio. Pero resulta que el agua no era potable. Lo mismo pasó con otra vereda en la que no había electrificación, a los meses de la inauguración todo mundo mostró su gran complacencia. Pero solo había servicio en época secas. Cuando llovía los cortes eran muy frecuentes. No obstante eso no implicaba mayor queja. Es que pasar de no tener nada a tener algo, así sea deficiente, causa buena impresión. Ahora otro caso: Le escuché decir a un director ejecutivo que su departamento había sido el primero en cumplir con todos los indicadores... pero vaya a ver qué dice la gente...! concluyó.

La comunicación es fundamental.

Siempre habrá desavenencias. Algunos productores quieren tener al técnico permanentemente en la finca. Otros, no tanto. Algunos proyectos necesitan asistencia periódica, al menos durante ciertas etapas del mismo, a fin de asegurar el buen desarrollo. Los agricultores progresistas -innovadores tempranos- como los describe Everett M. Rogers,  talvez no requieren la presencia del técnico. Conozco caso, en los que más bien no son bienvenidos. Hasta son rechazados porque no aportan nada nuevo.

De todos modos,  talvez la recomendación podría ser esta:

1. Comparta (socialice, dicen los sociólogos) el programa anual, semestral, sus metas, con los líderes principalmente. Y, desde luego con toda la comunidad.

2. Sea claro en advertir cuales son sus restricciones institucionales, en cuanto a días de oficina, días de campo, movilidad, etc.

3. Advierta que su actividad se orientará fundamentalmente a apoyar a los que técnicamente más necesitan de su presencia. Sin embargo, ingéniese la manera de llegar también a los innovadores. Por ejemplo haga un grupo en whatsApp y les envía mensajes frecuentes de manera individual.

4. Apóyese en los más avanzados técnicamente. Felicítelos por sus logros. Pídales su colaboración para conocer los resultados y compartirlos con los demás. Haga de ellos sus colaboradores. Motívelos, téngalos informados de las novedades técnicas.

5. Haga su propia encuesta de satisfacción.  Escuche, escuche, escuche. Esto le ayuda a mejorar su desempeño y su aceptación.

Se puede aplicar la siguiente reflexión a su servicio de extensión?

"Hoy día vemos con frecuencia que las empresas del nuevo milenio buscan menos ceñirse a los procedimientos y manuales de funciones estrictos y rigurosos del pasado. Para una organización poder estar a la vanguardia, innovando y adaptándose a los cambios permanentes del mundo actual, necesita abandonar la vieja estructura del trabajador obediente y sin iniciativa. Hoy las empresas necesitan reclutar a personas creativas, proactivas, que rompan moldes, que se burlen del statu quo.. "(Ramiro Calderon. Portafolio Dic 4/2015)

Y... COMO HACE PARA ATENDER EL PROGRAMA INSTITUCIONAL...?

Una visita no anunciada.

No del todo. En realidad me habían informado que vendrían dos profesionales de la oficina central a visitar algunos programas. No era para mi área, pero llegaron a observar lo que hacía en mi zona. Uno era Francisco J. (q.e.p.d.) quien dirigía un proyecto de crédito a nivel nacional. Este fue el inicio de lo que más tarde se convertiría en el programa de Gestión empresarial. El otro profesional, Jorge C. pertenecía al departamento (así se llamaba) de Comunicación y capacitación. Su responsabilidad estaba orientada a coordinar todo lo relacionado con la formación y entrenamiento del servicio de extensión en todo el país.

Los temas de su interés.

Había mucha libertad para hacer las cosas. Me gustaba probar, ensayar nuevas maneras de llegar al productor, siempre en función de motivarlo y promoverlo a que él mismo entendiera que la institucionalidad gremial era solo un instrumento para apoyar sus iniciativas y su desarrollo tanto personal com familiar y tecnológico.

Estos colegas de la "oficina central" preguntaron muchas cosas; salimos al campo y hablaron con algunos agricultores. Se informaron de otras actividades no muy ortodoxas en cuanto a lo pregonado en las capacitaciones, como por ejemplo, discutir sobre temas menos técnicos y más humanos, de familia, de relaciones de los padres con los hijos, de la necesidad de inspirar e inducir a los niños a que sueñen cosas; a saberlos escuchar y no frustra sus sueños. (No crea usted que actuaba como si fuera sociólogo o psicólogo, no. Simplemente quería ser un amigo que escuchaba).

Recuerdo que en ese tiempo estaba haciendo un estudio sobre el uso de la leña como combustible. Nos dimos cuenta que ya desde es tiempo había problemas y hasta enemistades serias por ese recurso escaso. Posteriormente se solucionó- en parte- con las estufas de gas. 

Me gustaba el tema del medio ambiente. Hacíamos planeación en microcuencas. Vendíamos plantas a muy bajo precio, para cercos, para sombrío, para leña, provenientes de un vivero de una corporación forestal.  Hacíamos concursos para incentivar las mejores practicas de conservación de suelos, etc. etc. Fuimos los primeros en colocación de un crédito minifundista.

De todo esto tomaron nota los visitadores.

Por qué hacía eso?

Al día siguiente, en un almuerzo con los dos colegas, al referirse a la experiencia vivida en esta zona, me preguntaron: "por que hace esto, y no lo que aprendió en los cursos de extensión de tres meses?" "Qué lo ha motivado a usted salirse de las directrices generales dadas desde arriba?". Desde luego que me lo hacían en tono amistoso y de curiosidad práctica.

Muy sencillo, -les dije. Estoy trabajando con la gente; y las personas muchas veces quieren ser escuchadas, comprendidas. Los programas institucionales los hacen las personas, por lo tanto hay que llegar primero a las personas y tratarlas como son, como personas, no como instrumentos que se utilizan para que me "ayuden a alcanzar mis metas".

Y qué dice su jefe inmediato en relación con sus metas del cultivo?

Nada, distinto a los comentarios normales en las reuniones de grupo primario. 

-"Pero vemos que usted dedica mucho tiempo a otras actividades distintas al proyecto del cultivo principal-gremial".

"Es muy cierto" -les respondí.

-"¿Para que voy a dedicarle tiempo a una actividad que ellos, los agricultores, están haciendo ya"? Es decir, las metas se están cumpliendo sin mi mayor presencia. Solo me dedico a verificar que lo estén haciendo bien. Mi tiempo lo empleo en aquellas tareas que realmente necesitan mi esfuerzo. ¿Para qué repetir lo que ya saben y han adoptado?

Esto es producto de una pequeña planeación estratégica, diseñada desde el principio con los técnicos.

Como el tiempo es un recurso escaso -les dije-  tengo siempre en mente esta figura tomada y adoptada del uso del tiempo de Stephen Covey. ("Los siete hábitos de agente altamente efectiva"). La interpretación clara se las dejé de tarea, como se la dejo a usted, apreciado colega.

Ahora que ya ha estudiado la gráfica, mi pregunta para usted es esta: ¿En cual cuadrante trabajaría usted y su empresa , si quiere ser eficiente?